الحسابات الختامية من أهم الخطوات في الدورة المحاسبية التي لابد من وضعها نصب أعين المحاسبين الماليين للشركات والمؤسسات، حيث تعد الأهم على الإطلاق لتقييم وضع الشركة والتعرف على حجم الأرباح أو الخسائر عند الانتهاء من كل فترة مالية والتعرف على نظام العمل بالشركة ووضعها المالي، لذا تعد بمثابة الحسابات التي يتم بها تقفيل السنة المالية، والتي من خلالها يتم توضيح كفاءة الشركة في سنة مالية كاملة، ومن خلال هذا المقال سوف نلقي الضوء على أنواع الحسابات الختامية وأهم أهدافها بشيء من التفصيل.
ما هي الحسابات الختامية
تعد الحسابات الختامية آخر خطوات الدورة المحاسبية والتي فيها يتم تقديم كافة الدفاتر الخاصة بحسابات الشركة ووضعها المالي في عام مالي كامل، ومن ثم يتم عمل الحساب الختامي ليتم من خلاله تحديد الأرباح أو الخسائر التي عانت منها المؤسسة التجارية، حيث تتم كما يلي:
- يتم تسجيل المعاملات المالية في دفاتر اليومية والتي يتم ترحيلها إلى حسابات دفتر الأستاذ.
- على أن يتم الاحتفاظ بتلك المعلومات المحاسبية في ميزان المراجعة، والتي من خلالها يتم مساواة الأرصدة الدائنة والمدينة لكافة الحسابات.
- يتم عمل الحساب الختامي وهي عبارة عن حساب المتاجرة، وأيضًا حساب الخسائر والأرباح الخاصة بالشركة.
أهداف الحسابات الختامية
هناك العديد من الأهداف وراء الحسابات الختامية والتي هي كما يلي:
- معرفة إجمالي الأرباح أو الخسائر، وعملية التشعب في المصروفات غير المباشرة.
- التأكد من مجمل الأرباح أو الخسائر الخاصة بالنظام التجاري.
- التعرف على الأصول والخصومات الخاصة بالمؤسسة لكل مدة مالية محددة.
- الحسابات الختامية تساعد الإدارة في عدم حدوث أخطاء رقابية على الحسابات المختلفة الخاصة بها.
- معرفة نقاط الضعف التي تمر بها المنشأة، والمساعدة في اتخاذ القرارات المستقبلية للمنشأة.
- تعد الحسابات الختامية من أهم المصادر الأساسية للمستثمرين في التعرف على حدوث استثمار أو لا.
- تحديد حجم المنشأة وتقديم جميع البيانات لكي يتم تقييمها بصورة صحيحة.
أنواع الحسابات الختامية
تنقسم الحسابات الختامية إلى نوعين رئيسيين في المؤسسة التجارية، والتي يختلف كل نوع منها على حدة من حيث طريقة الإعداد والأهداف الكامنة وراءه، والتي هي كما يلي:
حساب المتاجرة
أول عملية حسابية للحسابات الختامية التي يقدمها المحاسب المالي للشركة، وتتكون من 7 حسابات كل منها يعبر عن عملية بيع وشراء للسلع والمنتجات الموجودة في الشركة، على أن يتم المقارنة ما بين إجمالي الأرباح من المبيعات وتكاليف المبيعات لمعرفة أجمالي الأرباح والخسائر في الشركة، ويتم توضيح ال7 حسابات كما يلي:
1- بضاعة آخر المدة
عندما يتم شراء بضائع في أول العام المالي وقد تم بالفعل جزء منها، ما يتبقى من تلك البضائع في آخر العام يعد بضاعة آخر الفترة المالية ويتم وضعه في الدائن من حساب المتاجرة حيث أنه إيراد لم يتحقق بعد.
2- بضاعة أول المدة
في العام المالي التالي تعد بضاعة آخر المدة هي البضاعة المعتمدة كبضاعة أول المدة للعام الجديد، ويتم تدوينها في جانب المدين.
3- مشتريات
أي مشتريات تقوم بشرائها الشركة تعد من المصروفات، ومن ثم يبدأ ظهورها في جانب المدين في حساب المتاجرة.
4- مردودات المشتريات
هناك بعض البضائع التي يتم ردها بسبب تلفها أو عيوب التصنيع وعدم المطابقة للمواصفات القياسية المطلوبة للسلع، ومن ثم يتم تخفيض المشتريات بقيمة المردود منها، أي يحدث تخفيض المصروفات لذا تبدأ في الظهور في خانة الدائن.
5- مصروفات الشراء
أي مصروفات يتم إنفاقها على البضائع المشتراه من البداية وحتى يتم وضعها في مخازن الشركة، مثل أعمال النقل والشراء والجمارك تظهر في مصروفات الشراء في خانة الدائن لحسابات المتاجرة.
6- المبيعات
أي مبيعات من البضائع تعد إيرادات ومن ثم تظهر في خانة الدائن لحساب المتاجرة.
7- مردودات المبيعات
يمكن رد البضائع التالفة أو غير المطابقة ومن هنا يكون قد تم تخفيض للمبيعات بحجم المردودات من المبيعات، ومن هنا أي تخفيضات تظهر في خانة المدين.
حساب الأرباح والخسائر
هو الخطوة الثانية من إعداد الحسابات الختامية التي تهدف إلى معرفة صافي الأرباح أو الخسائر في مدة زمنية مالية محددة، ويتم فيها الاعتماد على صافي الأرباح والخسائر التي تمت معرفتها من حساب المتاجرة ومن ثم يتم إدراج المصروفات والإيرادات في حساب الخسائر والأرباح.
في حالة كون الإيرادات أكبر من المصروفات يكون هناك صافي للأرباح، وإن كان هناك المصروفات بشكل أكبر فإن هناك صافي للخسائر، ما ساعد على تدوين بعض الملاحظات الهامة التي منها ما يلي:
- فوائد الاقتراض التي تعد فيها الفوائد عبارة عن مصروفات يتم دفعها بسبب الاقتراض من الغير بمبلغ محدد يتم تدوينه في خانة المدين.
- فوائد الاقتراض تعد فيها الفوائد عبارة عن إيرادات تدخل لحساب الشركة، بسبب الأموال التي يتم مد الغير بها لذا يتم تدوينها في خانة الدائن.
- فوائد البنك التي يتم الحصول عليها من خلال فتح حساب في البنك يتم تسجيله في جانب الإيرادات لصالح الدائن.
- إيراد العقار/الأوراق المالية تعد إيرادات يتم تحقيقها بسبب بيع عقار أو بيع أوراق مالية لذا توضع في خانة الدائن، أما العقار نفسه أو الأوراق المالية تعد من الأصول الثابتة التي تدرج في المركز المالي وليس في حساب الخسائر والأرباح.
- التعويض يعد ضمن المصروفات حيث يتم دفعه للغير، وفي حالة كونها تعويضات محصلة سوف تكون إيرادات للشركة لحصولها على مبلغ معين كتعويض من الآخرين.
من الجدير بالذكر أن المؤسسات الصناعية تعتمد على نظام تشغيل آخر يعد من الحسابات الختامية الغرض منها التعرف على تكاليف الإنتاج في فترة زمنية محددة، ولكن في ظل وجود محاسبة التكاليف أصبح من الأمور السهلة التعرف على تكاليف الإنتاج في أي فترة زمنية.
الفرق بين الحسابات الختامية والقوائم المالية
تختلف الحسابات الختامية عن القوائم المالية على حسب طبيعة كل واحدة منهما، والهدف وراء إعداد كل واحدة منهما، حيث تظهر تلك الخلافات فيما يلي:
- الحسابات الختامية خطوة تتم عند الانتهاء من الفترة الزمنية المحددة لماليات الشركة، وتوضح ما تم من أرباح وخسائر في تلك الفترة، ولكن القائمة المالية توضح كل ما تم حدوثه داخل الشركة وكافة المصروفات والإيرادات ومعرفة الأمور المالية بالتفصيل في الشركة.
- تبعًا لطبيعة الشركة يمكن أن يتم عمل حساب ختامي واحد ولكن لا يمكن أبدًا الاستغناء عن القائمة المالية مهما كانت طبيعة الشركة أو النشاط الذي تقوم به، حيث أن كافة الشركات لابد أن تقدم القائمة المالية عند الانتهاء من كل فترة زمنية مالية خاصة بها.
- تعد الحسابات الختامية من الأمور الهامة في تحديد حجم الأرباح أو الخسائر التي تتم في الشركة، والقوائم المالية تقدم بشكل أشمل معلومات عن كافة الأنشطة في الشركة، في فترة زمنية مالية محددة.
تمارين عملية على كيفية اعداد الحسابات الختامية
سوف نوضح من خلال ما يلي كيف يمكن إعداد الحسابات الختامية مع وضع مثال لذلك، كما يلي:
بيانات الشركة لعام 2021(أ):
- البضائع الموجودة في الشركة عند نهاية سنة 2020 تم تقديرها بمبلغ 5000 ريال سعودي.
- تم شراء مشتريات بقيمة 30 ألف ريال سعودي وتم استرجاع جزء منها قًدر ب5000 ريال سعودي.
- مصاريف النقل و المستخلصات الجمركية بقيمة 2000 ريال.
- بضاعة مباعة بقيمة 60 الف ريال، واسترجع منها بضائع بقيمة 4000 ريال.
- مع بعض المصروفات الأخرى التي منها مرتبات العاملين 10000 ريال.
- اعلانات بقيمة 6000 ريال.
- مهلكات مباني 2000 ريال.
- نقل بضائع مباعة 3000 ريال.
- عمولة بيع 4000 ريال.
- ديون معدومة 5000 ريال.
- تأمين ضد الحريق 2000 ريال.
- إيرادات داخلة مثل فوائد البنك 3000 ريال.
- ايراد عقارات 35000 ريال.
- إيراد أوراق مالية 10000 ريال.
- خصومات مكتسبة 2000 ريال.
- تعويضات محصلة 4000 ريال.
أولًا: يتم عمل حساب المتاجرة وحساب الأرباح والخسائر لكي يتم تحديد صافي الأرباح أو الخسائر، وذلك من خلال وضع ال7 حسابات وأي مصروفات وإيرادات في حساب الأرباح والخسائر، كما يلي:
حساب المتاجرة:
| مدين | المصروفات | دائن | الإيرادات |
| 5000 | بضاعة أول المدة | 5000 | بضاعة آخر المدة |
| 30.000 | مشتريات | 5000 | مردودات المشتريات |
| 2000 | مصروفات الشراء | 60.000 | المبيعات |
| 4000 | مردودات المبيعات | ||
| 41.000 | إجمالي المصروفات | 70.000 | إجمالي الإيرادات |
| 29.000 | مجمل الربح |
أما الأرباح والخسائر فيتم عملها هنا من خلال وضع إجمالي الربح في بداية الحساب في خانة الدائن، كما يلي:
حساب الأرباح والخسائر:
| مدين | المصروفات | دائن | الإيرادات |
| 10.000 | مرتبات الموظفين | 29.000 | رصيد إجمالي الربح |
| 6000 | دعاية وأعلان | 3000 | فوائد البنك |
| 2000 | اهلاكات المباني | 25.000 | إيراد العقار |
| 3000 | نقل المبيعات | 10.000 | إيرادات الأوراق المالية |
| 4000 | عمولة البيع | 2000 | خصم مكتسب |
| 5000 | الديون المعدومة | 4000 | تعويضات محصلة |
| 2000 | تأمين ضد الحرائق | ||
| 32.000 | إجمالي المصروفات | 73.000 | إجمالي الإيرادات |
| 41.000 | صافي الأرباح |
ومن هنا تم احتساب إجمالي أرباح الشركة ب41.000 ريال سعودي.