هناك العديد من الدفاتر التي تحتوي على حسابات المعاملات المالية التي تتعلق بالشركة، والتي يعد من أهمها دفتر الأستاذ والذي يعمل على توضيح كافة المعاملات المالية التي قامت بها الشركة منذ يومها الأول، بالإضافة إلى أن هناك أنواع متعددة من الدفاتر التي تساعد على التعرف على تفاصيل المعاملات المالية التي تقوم بها الشركة، وبالتالي سوف نوضح وظيفة كل دفتر من دفاتر المعاملات المحاسبية التي تقوم بها الشركة والفرق بينهما.
تعريف دفتر الأستاذ
هن نوع من الدفاتر التي تحتوي على كافة الحسابات المرقمة التي توجد داخل السجلات المحاسبية التي توجد في المؤسسات والشركات، حيث يضم جميع التعاملات المالية التي قامت بها الشركة منذ تأسيسها.
حيث يضم الدفتر كافة المعلومات عن الحسابات التي قامت بها الشركة، والتي تستخدم في عمل القوائم الخاصة بالمالية وكذلك يستخدم في إعداد ميزان المراجعة، وذلك لاحتوائه على جميع المعلومات عن أصول الشركة والإيرادات الخاصة بها وكذلك المصروفات وغيرها من حقوق الملكية.
ما هو دفتر الأستاذ العام
يحتوي دفتر الاستاذ العام على كافة المعلومات المفصلة عن التعاملات المالية التي قامت بها الشركة بالوقت، وبالتالي تستطيع الشركة أن تتعرف على المركز المالي لها والعمل على تحليله، وبالتالي يعتبر الأساس الذي تعتمد عليه الشركة في إنشاء قاعدة بيانات بتعاملاتها المالية.
حيث يساعد على عمل دفاتر الميزانية العمومية للشركة وإنشاء بيان بالدخل الخاص بها، مما يمنح للإدارة التعرف على صحة الشركة من الناحية المالية، وبالتالي تجد أن هناك العديد من الشركات التي تعمل على استخدام دفتر الاستاذ العام من خلال الكمبيوتر لعدم حدوث أي أخطاء به.
ما هو دفتر الأستاذ المساعد
دفتر الأستاذ المساعد هو الذي يحتوي على مجموعة التفاصيل التي تتعلق بالمعاملات الحسابية بالكامل التي يتم تسجيلها في دفتر الأستاذ العام، ويستخدم في متابعة كافة المعاملات التي تتعلق بعدد معين من الحسابات، ولكن هذا النوع من الدفاتر لا يمثل أهمية كبيرة بالنسبة لعدد كبير من الشركات التي لم تقوم بعدد كبير من المعاملات الحسابية، حيث أنه من الحسابات التي تضم كافة تفاصيل المعاملات التي تتعلق بالشركات متعددة المعاملات.
الفرق بين دفتر الأستاذ العام و دفتر الأستاذ المساعد
يوجد فرق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد حيث يؤدي كلًا منهما وظيفة مختلفة ألا وهي:
دفتر الأستاذ العام
تكمن وظيفة دفتر الأستاذ العام في تسجيع أي نوع من المعاملات المالية التي تتم داخل المؤسسة، حيث تضم كافة أنواع الحسابات والتي تحتوي كلًا منهما على رصيد خاص به، كما أن هذه الحسابات يتم ترتيبها داخل الدفاتر حسب التاريخ الخاص بها، وبالتالي يستخدم هذا النوع من الدفاتر في عمل التقارير المالية الخاصة بالمؤسسة.
دفتر الأستاذ المساعد
يعمل على تسجيل التعاملات المالية الخاصة بالحساب الواحد أو عدد معين من الحسابات، كما تحتوي على كافة البيانات التي تتعلق بهذا الحساب، ولكن ترتيب المعاملات في الدفتر يتم بناءً على نوع الحساب، كما يستخدم في التعرف على كافة البيانات والتفاصيل التي تتعلق بالمعاملات الحسابية الموجودة في دفتر الأستاذ العام.
أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ
يوجد أنواع متعددة من الحسابات في دفتر الأستاذ والتي نعمل على التعرف عليها من خلال النقاط التالية:
حسابات الأصول
يتضمن هذا النوع من الحسابات الأصول المتداولة وهي الممتلكات الخاصة بالشركة والتي يمكن التصرف فيها وتحويلها إلى أموال خلال سنة مثل المخزون الخاص بالشركة، أما الأصول الغير متداولة وهي الممتلكات الخاصة بالشركة والتي لا يمكن تحويلها إلى أموال خلال سنة مثل العقارات والمعدات وهكذا.
حسابات الخصوم
يوجد نوعين من حسابات الخصوم وهي الخصوم المتداولة وهي الأموال التي يجب على الشركة أن تسددها خلال سنة والتي تتمثل في القروض والسندات، والخصوم الغير متداولة والتي يمكن تسديدها خلال مدة تتجاوز السنة مثل القروض التي يتم تسديدها على مدة طويلة.
حسابات حقوق الملكية
ينقسم هذا النوع من الحسابات إلى حقوق الملكية المتداولة والتي تشمل الحقوق الخاصة بالشركة التي يمكن أن تقوم بتحولها إلى أموال خلال سنة، كما توجد حقوق الملكية الغير متداولة والتي تحتاج إلى فترات طويلة لتحويلها إلى أموال نقدية.
ما هو دفتر اليومية؟
دفتر اليومية هو الذي يحتوي على حساب مفصل للمعاملات التي قامت بها المؤسسة، ويستخدم هذا النوع من الدفاتر في عمل دفتر الأستاذ ومن ثم يستخدم في عمل ميزان المراجعة، ويحتوي على العديد من العناصر الخاصة بالمعاملات مثل رقم القيد وتاريخ اليوم الذي حدثت فيه هذه المعاملة، كما يحتوي على كافة التفاصيل التي تتعلق بالمعاملة، وكذلك قيمة الأموال التي تم خسارتها في أحد الحسابات والأموال التي تم تحقيقها في حسابات أخرى، مع العمل على توضيح الحسابات التي أثرت فيها هذه الأموال.
ما الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟
يعتبر كلًا من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ العوامل الأساسية التي تتكون منها العملية المحاسبية للشركة، ولكن هناك فرق بينهما والذي نوضحه فيما يلي:
دفتر اليومية
يستخدم دفتر اليومية في تدوين جميع أنواع المعاملات المالية التي تقوم بها الشركة بشكل يومي، والذي يضم كافة الخصومات والتعاملات الفردية التي قامت بها الشركة وكذلك الائتمانات الخاصة بالشركة، حيث أنه في حالة قيام الشركة بأي معاملة يتم تدوين كافة التفاصيل عنها من حسابات أو تاريخ المعاملة والأموال التي تتعلق بها.
حيث أن هذا الدفتر لابد من أن يضم خصم واحد بحد أقصى وكذلك ائتمان واحد، نظرًا؛ لأن الهدف الأساسي من إنشاء هذا الدفتر هو تسجيل كافة التفاصيل عن المعاملات اليومية، ومن ثم يتم ترحيل هذه الحسابات الخاصة بتعاملات الشركة إلى دفتر الأستاذ العام.
دفتر الأستاذ
يضم دفتر الأستاذ مختلف الحسابات الخاصة بالتعاملات اليومية الفردية التي تتعلق بالشركة، ومن ثم تقوم بدمج كافة المعاملات الفردية من أجل توفير نظرة مالية شاملة للشركة عن جميع الأنشطة المالية التي تقوم بها الشركة.
الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ
تعتبر عملية الترحيل من العمليات التي يتم فيها نقل البيانات الحسابية الموجودة في دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ، حيث تتم عملية الترحيل من خلال تحديد الحسابات التي يجب ترحيلها إلى الدفتر، ومن ثم تحديد الحسابات التي تتعلق بالحسابات الموجودة في الدفاتر الفرعية.
ولكن قبل ترحيل الحسابات لابد من التحقق من صحة البيانات الموجودة في الدفاتر، والعمل على التأكد من تطابق هذه المعلومات مع المعلومات الموجودة في الدفاتر الداعمة، بعد ذلك يتم جمع المعلومات الخاصة بالمعاملات المالية التي قامت بها الشركة في نفس الفترة من خلال دفتر اليومية أو الفواتير الخاصة بالمبيعات أو فواتير المشتريات أو التقارير النقدية أو المصرفية.
الترحيل من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة
بعد الانتهاء من عمل دفتر الأستاذ من خلال ترحيل الحسابات التي تتعلق بكلًا من المدين والدائن يتم ترحيل الحسابات إلى ميزان المراجعة، والذي يحتوي على كافة الحسابات التي تم القيام بها خلال مدة محددة، حيث يحتوي ميزان المراجعة على الرصيد الخاص بالمدين وكذلك الدائن، والحسابات الخاصة بمصروفات الشركة والإيرادات والأصول وأيضًا الخصوم.