يقصد بالدورة المحاسبية هي الإجراءات الخاصة بتيسير المعاملات والحسابات المالية لأصحاب النشاط التجاري، الجدير بالذكر أن الدورة تمر ب 8 مراحل في نهايتها يتم إصدار تقرير مالي يتم استخدامه في تقييم الوضع المالي للشركة.
ما هي الدورة المحاسبية
تعد الدورة المحاسبية عبارة عن خطوات يتم اتباعها من قبل المنشأة، وذلك لتدوين جميع المعاملات المالية وكافة المصروفات التي تم إنفاقها خلال السنة المالية وذلك عن طريق إعداد القوائم المالية.
أهداف الدورة المحاسبية
الهدف من إعداد الدورة المحاسبية ما يلي:
- منع السرقة والاحتيال خلال السنة المالية، من خلال مراجعة المعاملات المالية التي تمت والتأكد من صحة بياناتها.
- من خلالها يتم منح المستثمرين المعلومات عن المؤسسة أو الشركة، بالإضافة إلى التمكن من تحديد الضرائب المستحقة.
- القدرة على اتخاذ القرارات الصائبة للنهوض بالمنشأة في المستقبل.
- تقدير الأرباح أو الخسائر بنهاية السنة المالية.
متي يتم إعداد الدورة المحاسبية
الدورة المحاسبية مرتبطة بمزاولة الشركة لنشاطها التجاري لذلك يتم إعدادها كل عام من خلال إنشاء دفاتر القيود اليومية التي يدون بها المعاملات اليومية، الجدير بالذكر أن هناك حسابات يتم إعدادها كل شهر أو كل ثلاثة أشهر.
المراحل المختلفة للدورة المحاسبية
تتكون الدورة المحاسبية من 8 مراحل نوضحها بالتفصيل فيما يلي:
تحديد المعاملات المالية
تعد أولى الخطوات في الدورة المحاسبية حيث يقوم المحاسب بتحديد نوع المعاملات المالية التي تتم كل يوم وذلك من خلال تجميع المستندات والإيصالات الخاصة بكل عملية، بالإضافة إلى أنه يجب أن يتم التفرقة بين الحسابات الدائنة ونظيرتها المدينة لتدويتها في الدفاتر اليومية.
التسجيل في دفتر القيود اليومية
يتميز ذلك الدفتر بنظام القيد المزدوج حيث يتم تدوين أي معاملة مالية تمت بالفعل داخل الشركة به فيما يلي نوضح طريقة التسجيل بالدفتر من خلال المثال التالي:
- قامت الشركة بشراء منتجات نقدا بمبلغ ###### ريال.
- تم بيع بضاعة لعميل بمبلغ ####### ريال.
- الشراء من مورد بضاعة قدرها ########### ريال.
- بيع بضاعة نقدا بمبلغ ##########.
- دفع الإيجار النقدي بمبلغ ########## ريال.
يتم تسجيل العمليات السابقة في دفتر اليومية على النحو التالي:
| مدين | دائن | بيان | رقم القيد |
| ###### | ###### | من ح / المشتريات إلى ح / النقدية | 1 |
| ####### | ####### | من ح / العملاء إلى ح / المبيعات | 2 |
| ########### | ########### | من ح/ الموردين إلى ح/ أوراق الدفع | 3 |
| ########## | ########## | من ح / النقدية إلى ح/ المبيعات | 4 |
| ########## | ########## | من ح/ الإيجار إلى ح/ النقدية | 5 |
ترحيل القيود اليومية إلى دفتر الأستاذ
يجب ترحيل البيانات لدفتر الأستاذ ليتم تخصيص صفحة خاصة لكل حساب كما سنوضح بالمثال التالي:
من ح / حساب النقدية إلى ح/
| ####### | إلى ح/ المبيعات | ####### | من ح/ المشتريات |
| ####### | من ح/ الإيجار | ||
| ####### | رصيد مرحل | ||
| ####### | ####### | ||
| ##### | رصيد منقول |
الرصيد المرحل يستخدم حتى يتم موازنة الحساب ويوضع في خانة الدائن.
أما الرصيد المنقول يتم نقله للفترة المالية اللاحقة لذلك تم وضعه في خانة المدين.
إعداد ميزان المراجعة
مختص بتجميع الأرصدة الدائنة مجملة بالإضافة إلى تجميع الأرصدة المدينة أيضًا والتي ينبغي أن يكونا متساويان، الجدير بالذكر أن ميزان المراجعة يعتمد على دفتر الأستاذ حيث من خلاله يتم رصد أي أخطاء بدفاتر قيود اليومية أو دفتر الأستاذ وذلك عند اختلاف إجمالي الأرصدة الدائنة عن إجمالي الأرصدة المدينة، يتم استخدام ميزان المراجعة لإعداد قائمة الدخل للشركة والمركز المالي أيضًا.
من خلال ما يلي نوضح ميزان المراجعة:
| الحساب | المدين | الدائن |
| النقدية | ###### | |
| الآلات والمعدات | ###### | |
| المباني | ########## | |
| أوراق الدفع | ######### | |
| الإيرادات | ####### | |
| إيراد الإيجار | ##### | |
| الإجمالي | ########### | ########### |
قيود التسوية
تعد من اهم القيود في الدورة المحاسبية وذلك لأنه من خلالها يتم السنة المالية مبالغ معينة، لذلك يوجد 4 أنواع من قيود التسوية نوضحها فيما يلي:
- التسويات الضريبية: الغرض منها حساب الخصم الضريبي لخصم تكلفته من التكلفة الإجمالية للفترة المالية.
- التأجيلات: هي عبارة عن نقود دفعتها الشركة في بداية السنة المالية والإيرادات المنتظرة منها سيتم تحصيلها مستقبلا، على سبيل المثال الحصول على دفعة مالية من عميل دون تقديم خدمة أو منتج نظير ذلك.
- المستحقات: هي عبارة عن مبالغ للشركة لم يتم تحصيلها.
- المعاملات المفقودة: وهي عبارة عن معاملات سقطت سهوا ولم يتم تدوينها في الدفاتر.
إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية
- بعد إجراء التسويات السابق ذكرها يتم تصحيح ميزان المراجعة مرة أخرى والتحقق من أن الأرصدة المدينة تساوي الأرصدة الدائنة.
إعداد القوائم المالية
تتكون من 3 قوائم يتم إنشائها في نهاية السنة المالية، كما سنوضح فيما يلي:
قائمة الدخل
تتكون من حساب الإيرادات وكذلك حساب المصروفات وذلك لخصم المصروفات من الإيرادات لمعرفة مقدار الربح أو الخسارة في نهاية الفترة المالية.
يتم إعداد تلك القائمة وفق لحجم الشركة حيث يعتمد عليها المستثمرين لتقييم الشركة قبل الاستثمار بها.
قائمة المركز المالي
يتم تدوين الأصول والخصوم الخاصة بالشركة لذلك نجد أن رصيد الأصول يجب أن يساوي كل من رصيد الخصوم وحقوق الملكية أي أن (الأصول = حقوق الملكية + الخصوم)
تتكون قائمة المركز المالي من:
| الأصول | الخصوم + حقوق الملكية |
| الأصول الثابتة
أراضي، مباني، معدات، أثاث
الأصول المتداولة حساب البنك المخزون، النقدية الأوراق المالية
|
الخصوم حسابات قابلة للدفع، أوراق الدفع، الضرائب المستحقة، أجور مستحقة حقوق الملكية رأس المال، أرباح محتجزة، الأسهم الممتازة، أسهم الخزينة |
قائمة التدفقات النقدية
تشتمل على أنشطة تمويلية وأنشطة استثمارية وأنشطة تشغيلية، ويتم إعدادها حسب رغبة المؤسسة سنوية أو نصف سنوية أو ربع سنوية.
إغلاق الحسابات
وهي الخطوة الأخيرة التي يقوم بها المحاسب في نهاية الدورة المحاسبية من خلال إغلاق جميع الحسابات المدرجة في دفتر الأستاذ، لبدء فترة مالية جديدة.
لا يتم إغلاق الحسابات الخاصة بالأصول والخصوم لأنها غير مرتبطة بقترة مالية محددة.
الفرق بين الدورة المحاسبية والدورة المستندية
يمكن التعرف على الفرق بين الدورة المحاسبية والدورة المستندية من خلال ما يلي:
الدورة المحاسبية
عبارة عن أنشطة الغرض منها تسجيل المعاملات المالية الخاصة بالشركة من خلال مستندات وأوراق متنوعة.
الدورة المستندية
يمكن القول بأنها الأدوات المساعدة لبدء الدورة المحاسبية لأنها تعمل على جمع كافة الأوراق والمستندات المطلوبة للدورة المحاسبية، والتي تتمثل في الإيصالات والفواتير والسندات وما شابه ذلك.